Контроль як загальна функція менеджменту

Дізнаємось

Тема 2.4. Контроль як загальна функція менеджменту.
Лекція 8
План
1. Сутність і зміст контролю. Види контролю: попередній, поточний, кінцевий.
2. Процес контролю, його етапи. Розробка стандартів і критеріїв, співставлення з ними реальних результатів.
3. Поведінкові аспекти контролю. Характеристики ефективного контролю: стратегічна спрямованість, орієнтація на результат, відповідність справі, своєчасність, гнучкість, простота, економічність.

Питання 1. Сутність і зміст контролю. Види контролю: попередній, поточний, кінцевий.
Практика показує, що самі досконалі форми планування не можуть бути ефективно задіяні без розробки й впровадження сучасних форм контролю.
Термін "контроль", як термін "влада", викликає, насамперед, негативні емоції у виконавців. Для них контроль пов'язаний з певними обмеженнями, відсутністю самостійності й проявів ініціативи у прийнятті рішень, примусовим виконанням певних дій, застосуванням штрафних санкцій за порушення встановлених правил і процедур.
Контроль – це одна з функцій менеджменту, це управлінська діяльність, завданням якої є кількісна і якісна оцінка й облік результатів роботи організації.
Контроль – це процес забезпечення досягнення цілей організації за допомогою оцінки й аналізу результатів діяльності, оперативного втручання у виробничий процес і прийняття коригуючих дій.
Контроль є підсумковим етапом управлінської діяльності, що дозволяє зіставити досягнуті результати із запланованими.
Поняття "контроль в управлінні" необхідно розглядати в трьох основних аспектах:
• як систематичну й конструктивну діяльність керівників і органів управління, одну з управлінських функцій, тобто контроль як діяльність;
• як підсумкову стадію процесу управління, серцевиною якої є механізм зворотного зв'язку;
• як складову процесу розробки, прийняття й реалізації управлінських рішень, що безперервно бере участь у цьому процесі від його початку до завершення [2, 5, 8].
Основна мета контролю – в забезпеченні виконання управлінських рішень, успішному здійсненні завдань, а також у запобіганні можливих помилок.
У функції контролю входять:
• – збір, обробка й аналіз інформації про фактичні результати господарської діяльності всіх підрозділів фірми;
• – порівняння їх із плановими показниками;
• – виявлення відхилень і аналіз причин цих відхилень;
• – розробка заходів, необхідних для досягнення намічених цілей.
Завдання контролю розділяються на загальні й конкретні.
Конкретні завдання поширюються тільки на якусь певну сторону діяльності об'єкта (фінанси, дотримання трудового законодавства, вірогідність звітних даних), а загальні – всебічна діяльність об'єктів, які контролюються.
Основними завданнями контролю є:
• – визначення фактичного стану об'єкта або його частини в цей момент часу;
• – прогнозування стану й поведінки об'єкта і його частини на певний майбутній період часу;
• – зміна стану й поведінки об'єкта або його частини так, щоб при зміні зовнішніх умов у припустимих межах були забезпечені необхідні й оптимальні значення характеристик об'єкта або його частини;
• – завчасне визначення місця й причин відхилень значень характеристик об'єкта від заданих (тих, що передбачалися);
• – збір, передача, обробка інформації про стан об'єкта;
• – забезпечення стійкого стану об'єкта при досягненні критичних значень характеристик об'єкта.
Об'єкт контролю – це те, що перевіряється або хто перевіряється. Усередині підприємства об'єктом контролю є всі, без винятку, виробничі процеси. Контролюються технологічні процеси, якість продукції, витрати сировини й матеріалів, інструменти, використання основних виробничих фондів, дані з продуктивності праці й заробітній плати, поставках матеріалів і устаткування, реалізації продукції.
Суб'єктом контролю може бути група людей або організація, що наділена відповідними повноваженнями.
Предмет контролю – це стан і поведінка об'єкта управління. Предметом контролю таких об'єктів, як об'єднання, підприємство, організація, структурний підрозділ або їхні окремі частини й елементи, є їхня діяльність відповідно до встановлених законів, норм, правил, рішень, доручень, тобто певний стан об'єкта контролю на конкретну дату [6-9].
За характером відносин суб'єкта й об'єкта контролю, тобто між тими, хто контролює й кого контролюють, розділяють контроль внутрішній і зовнішній.
При внутрішньому контролі – суб'єкт і об'єкт контролю функціонують у межах однієї системи: вище керівництво компанії й менеджери всіх рівнів управління.
Внутрішні користувачі звітної інформації переслідують такі цілі, як:
– визначення потреби у фінансових ресурсах;
– оцінка правильності прийнятих раніше інвестиційних рішень і ефективність структури капіталу;
– внесення коректувань у планові показники;
– розробка й реалізація політики дивідендів; – проведення структурної реорганізації фірми.
При зовнішньому – суб'єкт відособлений, діє автономно, незалежно від об'єкта. До зовнішніх суб'єктів контролю відносять акціонерів, власників й кредиторів (тих, хто забезпечує фінансування фірми), податкові органи, законодавчі органи й урядові організації, аудиторські фірми, консультанти з фінансових питань, фондові біржі, інформаційні агентства, союзи підприємців, юристи й ін.
Зовнішні користувачі звітної інформації переслідують наступні цілі [11, 17]:
1. Акціонери повинні знати, чи одержать вони дивіденди й коли їм варто купувати, тримати або продавати акції.
2. Кредитори хочуть знати, чи будуть виплачені відсотки по позиках, визначити доцільність надання або продовження строку кредиту, визначити умови кредитування й надання гарантій по кредитах.
3. Інвестори зацікавлені у визначенні структури капіталу фірми й в оцінці ефективності використання її ресурсів.
4. Податкові органи перевіряють правильність складання фінансової звітності для проведення розрахунків по сплаті податків.
5. Законодавчі органи зацікавлені у вивченні фінансової звітності фірм для визначення напрямків податкової політики й прийняття законів, що регулюють підприємницьку діяльність.
6. Аудиторські фірми перевіряють правильність складання фінансової звітності і її відповідність існуючим стандартам обліку й звітності, захищаючи інтереси всіх зовнішніх користувачів.
7. Консультанти з фінансових питань вивчають фінансову звітність фірм із метою надання своїм клієнтам рекомендацій щодо придбання акцій або інвестування капіталу в конкретну фірму.
8. Фондові біржі аналізують фінансову звітність фірми при її реєстрації на біржі.
9. Інформаційні агентства – для підготовки публікацій по окремих фірмах або галузям господарства, складання списків найбільших фірм і їхнього ранжирування.
10. Юристи аналізують фінансову звітність для визначення можливостей фірми нести відповідальність за своїми обов'язками.
Виділяють наступні основні види контролю [11, 13, 15, 28]:
1. За типом:
традиційний – фіксує відхилення від планових завдань і стандартів; випереджальний – відслідковує розрив між реальним станом справ організації і її цілями; за підсумками приймаються заходи, спрямовані на їхнє досягнення, а не на виправлення минулих помилок;
підприємницький – здійснюється над зовнішньою ситуацією й внутрішніми процесами, факторами, що впливають на них; у результаті коректуються самі цілі.
2. За видами (фінансовий, маркетинговий, контроль якості, виробничий і ін.):
Фінансовий – зорієнтований на фінансову сферу підприємства і передбачає нагляд за надходженням і використанням його фінансових ресурсів;
Виробничий – спрямований на підтримання перебігу виробничих процесів у запланованому режимі. Дає змогу ефективно керувати запасами матеріалів, забезпечувати високу якість продукції та її' виробництво відповідно до планових завдань;
Маркетинговий – спрямований на оцінку рівня реалізації та ефективності маркетингової концепції підприємства і передбачає зіставлення витрат на стимулювання збуту товарів і надходжень від збільшення їх продажу.
3. За об'єктами, якими є:
стан виробничого, технічного, кадрового потенціалу, обсяг фінансових ресурсів, матеріальних запасів, доцільність Їхнього використання; ефективність виробничої діяльності; проміжні й кінцеві результати; витрати, втрати і їхні винуватці; вірогідність, якість, доступність, повнота інформації; строки виконання прийнятих рішень; імідж організації; збереження комерційної таємниці й т.д.
4.За суб'єктами, які здійснюють процес контролю (адміністрація, функціональні служби, спеціальні підрозділи, самі працівники).
5.За інтенсивністю (нормальний і посилений).
6.За місцем здійснення:
Летучий – передбачається, що суб'єкт і об'єкт контролю просторово розділені й необхідно їхнє спеціальне з'єднання (виїзна перевірка);
Стаціонарний – суб'єкт і об'єкт контролю єдиний (виконавець сам стежить за своєю роботою).
7. За цілями:
Фільтруючий – покликаний відокремити придатне від непридатного;
Коригувальний – покликаний виправити стан справ.
8. За методами:
Фактичний – здійснюється за допомогою опитування, інвентаризації, огляду;
Документальний – відбувається на основі перевірок документів;
Оціночний – базується на експертизі, аналізі, зіставленні.
9. За періодичністю проведення:
систематичний (регулярний) – проводиться з певною періодичністю й характерний для державного, внутрішнього й аудиторського контролю;
разовий (епізодичний) – суспільний контроль, обумовлений тими або іншими ініціативами.
10. За охопленням об'єктів, що перевіряються:
сплошний – означає перевірку об'єктів у суцільному порядку й відрізняється високою трудомісткістю у зв'язку із чим застосовується в окремих секторах фінансово-господарської діяльності;
вибірковий – обмежується перевіркою окремих ділянок об'єктів, що перевіряють, за існуючими методами Їхнього вибору.
11. За стадіями здійснення (попередній, поточний, заключний) (рис.
За допомогою попереднього контролю визначаються необхідність і можливість досягнення поставленої мети, шляхом виконання запланованих операцій, а також кількісної, якісної й структурної характеристики оптимального варіанта операцій, які плануються, шляхом їхнього моделювання в часі й просторі.
Під час попереднього контролю перевіряється правильність поставлених цілей, вірогідність і точність прогнозів, можливість забезпечення запланованої операції ресурсами, а також доцільність здійснення самої операції. Менеджери визначають ресурси або моменти в організаційному процесі, які визначають успіх усього процесу. Потім вони зосереджують діяльність з контролю на виборі кращих ресурсів, тим самим уникаючи проблеми до того, як вона виникне, і спостереження за змінами.
На стратегічному рівні попередній контролю вводиться для того, щоб націлити менеджерів на ключові зміни в оточенні, які можуть вплинути на здійснення довгострокових організаційних цілей.
Прикладами попереднього контролю можуть бути: розрахунок потенційної потреби в новій продукції (роботах, послугах), можливості забезпечення виробництва капіталовкладеннями, сировиною і іншими ресурсами.
Поточний контроль – це такий підхід до контролю, що заснований на його застосуванні в процесі виконання роботи. Поточний контроль на операційному рівні прагне забезпечити виконання всіх робіт і розвиток подій відповідно до плану.
Менеджери, що виконують поточний контроль на стратегічному рівні, звичайно зосереджують увагу на квартальних результатах і на ключових моментах для того, щоб спостерігати організаційний процес і вносити необхідні корективи.
Поточний контроль складається із двох типів контролю:
• – той, що спрямовує;
• – фільтруючий;
Той. що спрямовує контроль застосовується від початку практичного здійснення господарської операції й до моменту досягнення необхідного результату. Під час такого контролю відбувається вимір, порівняння й оцінка стану й поведінки контрольованого об'єкта, а також розробляються й застосовуються коригувальні дії, які дозволяють у певний строк і якісно досягти намічених результатів. При здійсненні такого контролю перевіряється правильність застосування таких видів управлінської діяльності, як організація й мотивація. Визначальна риса такого контролю – безперервне спостереження за станом і поведінкою контрольованого об'єкта.
Фільтруючий контроль також застосовується при перевірці здійснення господарської операції. Якщо хід операції не відповідає встановленим нормам, то виконання операції зупиняється до того моменту, поки вона не буде відповідати вимогам.
За допомогою фільтруючого контролю відокремлюють якісну продукцію від бракованої. Якщо виріб не відповідає встановленим вимогам, то його відправляють на виправлення. Якщо виріб відповідає всім технічним характеристикам, то він надходить на подальшу стадію. Фільтруючий контроль застосовується лише кілька разів протягом виконання господарської операції, а не безупинно, на відміну від попереднього. Як приклад, можна привести процедуру візування наказу в установі. Зміст і форма наказу коректується доти, поки не буде задовольняти вимоги всіх працівників, які мають відношення до його розробки й виконання.
Заключний контроль (зворотний) – це такий підхід до контролю, що зосереджений на результатах діяльності організації після завершення виробничого процесу.
Зворотний контроль на операційному рівні відіграє три основні ролі.
1. Він забезпечує операційних менеджерів інформацією, необхідною, щоб оцінити ефективність організаційної діяльності , за яку вони відповідальні.
2. Часто використовується як база для оцінки й винагороди службовців.
3. Полягає в тому, щоб настроїти менеджерів, відповідальних за забезпечення або проведення виробничого процесу на те, щоб вони налагодили свою діяльність належним чином.
Зворотний контроль на стратегічному рівні забезпечує вище керівництво інформацією, яку можна використати для коректування або зміни майбутніх планів фірми. Результати діяльності всієї організації допомагають вищому керівництву оцінити успішність поточних планів. Забезпечує інформацією про відповідність цих планів або про необхідність відрегулювати або змінити майбутні дії всієї організації.
Прикладом заключного контролю може служити ревізія використаних трудових ресурсів і фонду заробітної плати, фінансових результатів і рентабельності роботи підприємства за минулий місяць, квартал, рік.

Рис. 1.1. Взаємозв'язки між попередній, поточним та заключним контролем
Всі перераховані види контролю необхідні для того, щоб контролювати роботу підприємства в цілому, або якусь одну важливу операцію
Найбільші можливості для ефективного управління виробництвом має контроль, що спрямовує, тому що існує можливість заздалегідь скорегувати ті або інші дії й тим самим успішно реалізувати поставлену мету.
Таблиця 9.1
Характеристика попереднього, поточного та заключного контролю в організації
Види
ресурсів Характеристика процесу контролю щодо кожного виду ресурсів
попередній контроль
Трудові Реалізується на основі аналізу ділових і професійних навичок претендентів на вакантні посади, кваліфікації, рис характеру, які задовольняють організацію та необхідні для виконання певних робіт. При цьому встановлюють мінімальний рівень вимог до працівників щодо професійної освіти, досвіду роботи, навичок тощо
Інформаційні Зовнішню та внутрішню інформацію, що надходить з усіх інформаційних каналів, перевіряють на достовірність та об'єктивність. Для цього формується система збору, оброблення та перевірки інформації
Фінансові Перевіряють усі грошові надходження і видатки підприємства, їх відповідність фінансовій документації, терміни надходження, виплати
Матеріальні Зосереджений на перевірці якості та кількості отриманих від постачальників необхідних матеріальних ресурсів відповідно до укладених договорів і зафіксованих у них критеріїв
поточний контроль
Трудові Реалізується в процесі виробничо-господарської діяльності. Здійснюється у формі регулярних перевірок роботи працівників, обговорення проблем, періодичної атестації працівників тощо
Інформаційні Охоплює перевірку роботи системи оброблення, групування інформації, виділення першочергової і другорядної, термінової і нетермінової інформації, а також її розподілу в межах організації
Фінансові Передбачає перевірку поточної роботи фінансових структур, використання фінансових надходжень організації, формування видатків, відповідності фінансової документації та фінансових операцій нормам чинного законодавства тощо
Матеріальні Виявляється у перевірці ефективності використання наявних матеріальних ресурсів у процесі виробничо-господарської діяльності
ЗАКЛЮЧНИЙ КОНТРОЛЬ
Трудові Охоплює перевірку відповідності кваліфікації працівників посаді, продуктивність їх праці, здатність до постійного удосконалення професійних навичок
Інформаційні Зосереджений на перевірці повноти, достовірності та об'єктивності інформації, необхідної для виконання поставлених завдань
Фінансові Передбачає перевірку фактичних результатів і порівняння Їх із запланованими
Матеріальні Зорієнтований на перевірку кількості та якості виготовленої продукції
Параметри ефективної системи контролю[18, 20]
Ефективна система контролю має відповідати певному набору критеріїв, з-поміж яких можна виділити такі основні:
1. Точність. Система контролю, яка генерує неточну інформацію, призводить до управлінських помилок і витрати зусиль на вирішення проблем, які взагалі не існують. Точність означає, що система контролю повинна бути достовірною, такою, що продукує реальні дані.
2. Своєчасність. Найкраща інформація мало чого варта, якщо вона не надійшла своєчасно. Тобто система контролю повинна вчасно забезпечувати менеджера інформацією, скорочувати часовий інтервал між подією і її відображенням у контролюючих інформаційних потоках.
3. Економічність. Означає, що результати здійснення контролю повинні бути більшими за витрати, пов'язані з його впровадженням. З метою мінімізації витрат менеджерові слід порівнювати (співставляти) витрати на контроль з вигодами, що від нього очікуються.
4. Гнучкість. Система контролю повинна бути “спроможною” враховувати зміни та “вміти” пристосовуватися до них.
5. Зрозумілість. Система контролю, яку важко зрозуміти (усвідомити) може бути причиною помилок підлеглих і, навіть, ігнорування ними самого контролю.
6. Обгрунтованість критеріїв. Стандарти в системі контролю мають бути обгрунтованими (виваженими). Завищені стандарти знижують мотивацію. Більшість людей не бажає отримати "ярлик некомпетентності”, говорячи начальнику, що він вимагає забагато. Стандарти повинні підтягувати виконавців до вищих показників діяльності, але не демотивувати робітників.
7. Стратегічна спрямованість. Менеджмент не здатний контролювати все, що робиться в організації. Навіть, якщо б і міг, то витрати на контроль перевищували б вигоди від нього. Отже, менеджери мають вибирати для контролю фактори діяльності, які є стратегічними.
З цієї точки зору контроль має концентруватися:
– на відхиленнях, що трапляються найчастіше;
– на відхиленнях, що завдають найбільшої шкоди;
– на факторах, які піддаються впливу менеджера (які менеджер спроможний змінювати, коригувати).
8. Особлива увага виняткам.
9. Численність критеріїв. Як менеджери, так і підлеглі бажають виглядати кращими за критеріями, які контролюються. Якщо контроль здійснюється з використанням одного єдиного критерія, то зусилля підлеглого будуть спрямовані на намагання виглядати краще саме за цим стандартом. Використання кількох критеріїв контролю забезпечує подвійний позитивний результат:
– кількома критеріями важче маніпулювати;
– наявність кількох критеріїв руйнує прагнення виглядати краще за одним з них.
10. Повинна бути такою, що підтримує коригуючі дії. Система контролю має не лише сигналізувати про відхилення, але і підказувати, які саме коригуючі дії можна запровадити для виправлення ситуації. Це досягається, наприклад, встановленням стандарту типу “якщо...- тоді...”.
Запитання для самоперевірки:
1. Охарактеризувати поняття «контролю» як функцію менеджменту
2. Які є види контролю?

Питання 2. Процес контролю, його етапи. Розробка стандартів і критеріїв, співставлення з ними реальних результатів.
Процес контролю – це діяльність об'єднаних у певну структуру об'єктів контролю (органів контролю, керівників, контролерів, аудиторів, організацій державного регулювання), спрямована на гарантію досягнення поставлених цілей управління.
Модель процесу контролю зображено на рис. 2.1.

Рис. 2.1. Процес контролю
Ця модель відображає не лише послідовність етапів контролювання, а і його двофункціональність:
• – усунення відхилень і причин, що їх зумовлюють;
• – підкріплення досягнутого успіху.
Розглянемо послідовно етапи контролю [11, 13, 16]:
Встановлення бажаного результату (стандарту)
Контрольна діяльність, як і вся управлінська праця, починається із встановлення мети. Коли мета відома, необхідно відобразити бажаний результат у вимірюваних величинах, якщо це можливо.
Норми функціонування – критерії, за яких оцінюється діяльність системи управління або хід виконання виробничого процесу.
Існує три форми норм функціонування: числова, шкальна й дескриптивна.
При числовій формі контрольовані параметри виміряються числовими значеннями (наприклад, кількість продукції, період часу).
При шкальній формі параметри ранжуються за допомогою бальної оцінки порівнянням аналогічних параметрів різних виробів або моделей між собою. Використається при оцінці якісних параметрів (дизайн, зручність експлуатації й т.д.).
Норми функціонування, які не можуть бути визначені 1-м і 2-м способом, формулюються дескриптивно, описово.
До основних вимог, які пред'являються до норм функціонування відносяться: обґрунтованість, зручність, можливість порівняння й ін.
Основні види норм і нормативів.
• – норми витрат живої праці;
• – норми витрат предметів праці (витрати сировини й матеріалів, палива, енергії);
• – нормативи використання коштів праці (виробничих потужностей, машин, устаткування);
• – норми й нормативи функціонування організації, виробництва (тривалість виробничого циклу, обсяг незавершеного виробництва).
Під нормами розуміють максимально припустиму величину абсолютних витрат сировини, матеріалів, енергії для виготовлення одиниці продукції (або виконання роботи встановленої якості при умовах виробництва планового періоду).
Нормативами називаються показники, які характеризують відносні величини (ступінь) використання коштів і предметів праці, їхня витрата на одиницю площі, маси й ін. [3,7,18,24].
Вимір фактичного результату виконання
Процедура виміру фактичного результату виконання – це спосіб одержання необхідної інформації для суб'єкта управління й контролю. Цю процедуру можна позначити як зіставлення фактичної величини з еталоном.
До основних типів виміру в процесі виробництва відносять:
а) фізичний – відображає форму, розмір, зовнішній вигляд об'єкту контролю. Основні одиниці виміру – штуки, метри, тони, гривні й т.д.
б) динамічний – характеризує рівень використання тих або інших ресурсів. Наприклад, показники фондовіддачі, енергооснащеності, рівня продуктивності.
Оцінка результатів виконання
Стадія порівняння й оцінки фактичного й очікуваного результатів виконання господарської операції. При цьому відбувається не тільки оцінка контрольної ситуації, але й розробка альтернативних рішень для застосування коригувальних дій.
Коригувальні дії
Контрольні звіти є індикатором відхилень від плану. За результатами цих звітів досліджуються причини цих проблем, розробляються варіанти Їхнього подолання й виправляється положення справ застосуванням коригувальних дій.
Існує два типи коригувальних дій:
а) за рахунок внутрішніх зусиль і резервів, без зміни показників затвердженого плану, виконання виробничої програми досягається в повному обсязі.
б) змінюються плани, їхні розміри, номенклатура продукції.
Коректування може бути негайним або відстроченим [3,7,23].
Запитання для самоперевірки:
1. Охарактеризувати процес контролю та його етапи.
Питання 3. Поведінкові аспекти контролю. Характеристики ефективного контролю: стратегічна спрямованість, орієнтація на результат, відповідність справі, своєчасність, гнучкість, простота, економічність.
Розглядаючи систему контролю за діяльністю організації як одну з основних функцій менеджменту, необхідно приділити увагу і поведінковим аспектам даного процесу. В цілому на систему управлінського контролю впливають характер діяльності організації, ступінь її самостійності, фактори зовнішнього середовища, позиції менеджерів. Люди є невід'ємним елементом контролю, як, втім, і всіх інших стадій управління. Тому при розробці процедури контролю менеджер повинен брати до уваги поведінку людей.
У результаті проведення контрольних заходів можуть виникнути негативні наслідки, пов'язані з поведінкою і реакцією людей. Тому можна виділити дві форми прояву негативних наслідків від реалізації контрольних заходів. Перша форма пов'язана з проявом, поведінкових аспектів, орієнтованих на контроль. Друга форма пов'язана з отриманням непридатною інформації.
Поведінка, орієнтоване на контроль. Співробітники організації зазвичай знають, що для оцінки результативності їх діяльності керівництво застосовує різні методи контролю. Вони знають, що їх помилки і досягнення в тих областях, де керівництво встановило стандарти і найбільш послідовно виконує процедуру контролю, послужать зі всією очевидністю підставою для розподілу винагород і покарань. Тому, якщо сказати, що підлеглі зазвичай роблять те, що начальство хоче побачити від них при перевірці, це буде найчастіше правдою.


Мал. 3.1. Модель процесу контролю
Отримання непридатною інформації. Інший потенційний поведінковий ефект контролю полягає в тому, що він може спонукати людей видавати організації непридатну інформацію.
У процесі контролю можуть також мати місце об'єктивні і суб'єктивні помилки.
До них можна віднести:
• контроль з нагоди, що не попереджуючий відхилення, а здійснюваний навздогін;
• контроль з упередженості, недовіри, зайво деталізований, тотальний, що породжує несамостійність і утриманство;
• контроль для проформи, наприклад присутності на робочих місцях, та ін .;
• орієнтація па минулий досвід, традиції, стереотипи;
• ігнорування особистих особливостей людей;
• змішання фактів і висновків;
• відсутність інформування контрольованих про результати.
На практиці часто використовується змішаний варіант контролю: внутрішній і зовнішній. Співвідношення застосування того чи іншого виду контролю може залежати від наступних факторів:
• стилю управління (при авторитарному, коли керівник тримає себе по відношенню до підлеглих деспотично, переважає зовнішній контроль; при демократичному - самоконтроль);
• можливості отримати надійну оцінку результатів діяльності працівників і спитати з них персонально за доручену справу (якщо така можливість є, переважніше зовнішній контроль; в іншому випадку - внутрішній);
• характер підлеглих (для недобросовісних, неакуратних людей більше підходить зовнішній контроль; для добросовісних і педантичних - внутрішній);
• мікроклімат у колективі (при сприятливому - краще внутрішній контроль; при несприятливому - зовнішній, що дозволяє вольовим шляхом згладжувати або запобігати можливі конфлікти);
• прийнята система винагороди за результати діяльності (в умовах переважання індивідуальних форм на першому місці знаходиться зовнішній контроль; при колективних - внутрішній).
Можна виділити ряд рекомендацій щодо проведення ефективного контролю, які були сформульовані професором У. Ньюменом:
1) необхідно встановлювати осмислені стандарти, які будуть сприйматися співробітниками;
2) спілкування має бути двостороннім;
3) необхідно уникати надмірного контролю;
4) стандарти повинні бути жорсткими, але досяжними;
5) за досягнення стандарту і мети має слідувати винагороду.
Люди повинні відчувати, що стандарти, використовувані для оцінки їхньої діяльності, справді досить повно і об'єктивно відображають їх роботу. Крім того, вони повинні розуміти, чим і як вони допомагають своїй організації в досягненні її інтегральних цілей. Якщо ж співробітники бачать, що встановлені стандарти контролю не повні і не об'єктивні, то вони можуть ігнорувати їх і свідомо порушувати або ж будуть відчувати втому і розчарування.
Якщо у підлеглого виникають будь-які проблеми з системою контролю, то у нього повинна бути можливість відкрито обговорити їх. Будь-який керівник, який здійснює контроль в організації, повинен відверто обговорити зі своїми підлеглими, які значення очікуваних результатів будуть застосовуватися в якості стандартів в кожній галузі контролю. Подібне спілкування повинно збільшувати ймовірність того, що робітники зрозуміють справжню мету контролю і допоможуть встановити приховані упущення в системі контролю, неочевидні її творців з вищого керівництва фірми.
При розробці заходів контролю важливо взяти до уваги мотивацію. Чіткий і ясний стандарт часто створить мотивацію вже тим, що точно говорить працівникам, чого ж чекає від них організація. Однак згідно мотиваційної теорії очікування можна мотивувати людей на роботу для досягнення тільки тих цілей, які вони схильні вважати реальними. Таким чином, якщо стандарт сприймається як нереальний або несправедливо високий, то він може зруйнувати мотиви працівників. Аналогічно, якщо стандарт встановлений на такому низькому рівні, що досягти його не складає ніяких труднощів, ця обставина може демотивирующее вплив на людей з високим рівнем потреб у досягненні високих результатів.
Якщо керівництво організації хоче, щоб співробітники були мотивовані на повну самовіддачу в інтересах організації, воно повинно справедливо винагороджувати їх за досягнення встановлених стандартів результативності. Відповідно до теорії очікування існує чіткий взаємозв'язок між результативністю і винагородою. Якщо працівники не відчуває такого зв'язку або відчувають, що винагороду несправедливо, їх продуктивність у майбутньому може впасти.
Основні характеристики ефективної системи контролю
У. Ньюмен сформулював декілька рекомендацій для менеджерів, які хотіли б уникнути ненавмисного впливу контролю на поведінку співробітників і таким чином підвищити його ефективність.
Розглянемо такі рекомендації науки про поведінку у процесі здійснення ефективного контролю:
— встановлюйте помірковані стандарти, прийнятні для співробітників;
— встановлюйте двобічне спілкування;
— уникайте надмірного контролю;
— встановлюйте суворі, але досяжні стандарти;
— винагороджуйте за досягнення стандарту.
Поведінка людей — не єдиний фактор, що визначає ефективність контролю. Щоб контроль міг виконувати своє завдання, тобто забезпечувати досягнення цілей організації, він повинен мати декілька важливих властивостей.
Розрізняють такі характеристики ефективного контролю:
1) стратегічна спрямованість. Контроль повинен мати стратегічний характер, тобто відображати загальні пріоритети організації та підтримувати їх;
2) орієнтація на результати. Кінцева мета контролю полягає не в тому, щоб зібрати інформацію, встановити стандарти та виявити проблеми, а в тому, щоб вирішити завдання, які має організація;
3) відповідність до справи. Щоб бути ефективним, контроль має відповідати контрольованому виду діяльності. Він повинен об'єктивно визначати й оцінювати те, що справді важливо;
4) своєчасність. Система ефективного контролю — система , що дає потрібну інформацію певним особам до того, як розвинеться криза;
5) гнучкість. Контроль, як і плани, має бути достатньо гнучким та пристосовуватися до змін, що відбуваються;
6) простота. Найпростіші методи контролю потребують менших зусиль та є ефективнішими;
7) економічність. Якщо підсумкові витрати на систему контролю перевищують переваги, що створюються ним, організації краще не використовувати цю систему контролю взагалі або запровадити менш ретельний контроль.
Запитання для самоконтролю:
1. Надати характеристику ефективного контролю?

Проблемні питання

Д.з.

Доступно тільки для зареєстрованих користувачів